Werklotse / Pos. 04.01 Büro-Automatisierung
Anfragen landen geordnet in einer Liste und Sie bekommen sofort einen Angebotsentwurf. Den prüfen und senden Sie selbst. Offene Rechnungen und Termine laufen mit Texten, die Sie vorher freigegeben haben.
In vielen kleinen Betrieben fängt die Büroarbeit an, wenn die Baustelle Feierabend hat. Anfragen aus dem Postfach werden abgetippt, Angebote am Küchentisch geschrieben und offene Rechnungen am Wochenende durchgesehen. Termine bestätigt man zwischendurch am Telefon, oft aus dem Auto.
Liegen bleibt dabei meist das, was niemand sieht. Die Anfrage, auf die keiner antwortet. Die Rechnung, bei der keiner nachhakt. Wenn Sie Sätze kennen wie „Rechnungen mache ich am Wochenende“ oder „Ich vergesse, bei Kunden nachzuhaken“, ist diese Seite für Sie.
Werklotse richtet dafür drei feste Abläufe ein. Sie arbeiten weiter in einer normalen Tabelle. Was sich jede Woche wiederholt, erledigt der Ablauf. Was Ihr Urteil braucht, bleibt bei Ihnen: Preise, Angebote und die Entscheidung, wie es mit einer unbezahlten Rechnung weitergeht.
Tragen Sie ein, wie viele Minuten pro Woche Sie heute für jede Aufgabe brauchen. Für jede Aufgabe rechnen wir nur mit einem Teil, den der Ablauf übernimmt. Die Anteile stehen offen bei jeder Aufgabe und sind bewusst niedrig angesetzt, weil Prüfen, Preise und Sonderfälle bei Ihnen bleiben.
Die Zahlen beim Laden sind ein ausgedachtes Beispiel. Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein, das Ergebnis rechnet sofort mit.
8,6 Stunden im Monat
Bei 55 € je Stunde ist diese Zeit rund 471 € im Monat wert. Das ist mindestens das 5-Fache der Wartung von 79 € im Monat.
Rechenbeispiel, kein Versprechen. Die Anteile sind vorsichtige Annahmen von Werklotse für die drei Standardabläufe, keine Messwerte aus Kundenbetrieben. Ein Monat ist mit 4,33 Wochen gerechnet. Gewonnene Zeit wird erst zu Geld, wenn Sie sie für bezahlte Arbeit nutzen. Nicht eingerechnet sind die einmalige Einrichtung und die Gebühren für n8n, die Sie direkt an n8n zahlen.
So sieht jeder Ablauf aus. Gelb markiert ist, was Sie tun. Alles dazwischen erledigt n8n, ein Werkzeug, das solche Abläufe nach festen Regeln ausführt. Es läuft in Ihrem eigenen Konto und arbeitet mit Ihrer Google-Tabelle und Ihrem Postfach.
Sie prüfen und senden selbst. Angebotsentwürfe gehen nur an Sie, nie an Ihre Kunden. Erinnerungen und Bestätigungen gehen erst raus, wenn Sie die Texte freigegeben haben und jeder Ablauf mit Testdaten an Ihre eigene Adresse gelaufen ist. Jede Zahlungserinnerung bekommen Sie als Kopie.
Jedes Paket hat einen festen Umfang und einen festen Preis. Wer erst ausprobieren will, fängt mit einem Ablauf an, zum Beispiel der Rechnungserinnerung, und nimmt später weitere dazu. Zu jeder Einrichtung gehört die Wartung.
| Pos. | Kurztext | Preis netto |
|---|---|---|
| 04.01 Einrichtung zum Festpreis | ||
| 04.01.1 | StartEin Ablauf nach Wahl, meist die Rechnungserinnerung.
|
490 €einmalig, fertig 5 Werktage nach Fragebogen und Zugängen |
| 04.01.2 | BüroAlle drei Abläufe: Anfrage, Rechnungserinnerung, Terminbestätigung.
|
990 €einmalig, fertig in 10 Werktagen |
| 04.01.3 | Büro PlusAlles aus Büro, dazu ein Ablauf nach Ihrem Bedarf.
|
1.490 €einmalig, fertig in 15 Werktagen |
| 04.02 Laufende Betreuung | ||
| 04.02.1 | WartungPflicht zu jedem Paket, weil Google und n8n ihre Schnittstellen ändern.
|
79 €im Monat für bis zu drei Abläufe, Mindestlaufzeit drei Monate, danach monatlich kündbar |
Alle Preise netto. Angebote richten sich an Unternehmen. Ob Umsatzsteuer hinzukommt, steht im Angebot.
Nicht enthalten sind die Gebühren für n8n und Google. Die zahlen Sie direkt an den Anbieter.
Wir bereiten vor und richten ein. Sie geben frei. Vorher geht keine Nachricht an Ihre Kunden.
Ein kurzes Gespräch, dann ein Fragebogen zu Anfragen, Rechnungen, Terminen und Zugängen.
Sie unterschreiben Wartungsvertrag und Auftragsverarbeitung, legen Ihr n8n-Konto an und melden sich bei Google selbst an. Wir begleiten Sie.
Wir legen die Tabelle an, richten die Abläufe ein und passen die Texte an. Jeder Ablauf läuft mit Testdaten an Ihre eigene Adresse.
Erst nach Ihrer Freigabe wird ein Ablauf aktiv. Sie bekommen eine Einweisung und eine kurze Anleitung.
Wir sagen vorher, was wir übernehmen und was nicht. Das schützt Sie und uns.
Kurze Antworten auf das, was Betriebe vor der Einrichtung wissen wollen.
Angebotsentwürfe gehen nur an Sie, nie an Kunden. Sie prüfen, ergänzen und senden selbst. Zahlungserinnerungen und Terminbestätigungen gehen automatisch raus, aber erst nachdem Sie die Texte freigegeben haben und jeder Ablauf mit Testdaten an Ihre eigene Adresse gelaufen ist. Jede Zahlungserinnerung bekommen Sie als Kopie. Steht eine Rechnung auf bezahlt oder ist ein Kunde ausgenommen, geht keine Erinnerung raus.
Nein. Die drei Abläufe arbeiten mit festen Regeln und Ihren Textvorlagen. Ob eine Anfrage als Notfall markiert wird, entscheiden Stichwörter wie Rohrbruch oder Wasserschaden. Jede Nachricht folgt einem Text, den Sie vorher gelesen und freigegeben haben.
Gut. Dann schauen wir zuerst, was Ihre Software schon kann, und automatisieren nur, was fehlt. Oft sind das die Erinnerungen und die Anfragen von der Website. Rechnungen schreiben Sie weiter in Ihrer Software.
Ja. Sie arbeiten weiter in einer normalen Tabelle. Sie tragen zum Beispiel ein, dass eine Rechnung bezahlt ist, oder legen einen Termin an. Den Rest macht der Ablauf. In der Einweisung gehen wir jeden Schritt gemeinsam durch.
Die Abläufe laufen mit n8n. Die kostenlose Ausgabe von n8n darf laut ihrer Lizenz nur für eigene interne Zwecke oder nicht gewerblich genutzt werden. Deshalb betreiben wir Ihre Abläufe nicht auf unseren Servern, sondern richten sie in Ihrem eigenen n8n-Konto oder auf einem Server Ihres Betriebs ein. Für Sie hat das einen Vorteil: Abläufe und Daten liegen bei Ihnen. Endet die Wartung, bekommen Sie alle Abläufe als Datei und wir geben die Zugänge zurück.
Die Wartung kostet 79 € netto im Monat. Dazu kommt n8n, das Sie direkt bezahlen. Das Paket Starter von n8n Cloud kostet laut n8n 20 € im Monat bei jährlicher Zahlung und enthält 2.500 Ausführungen (Stand 25.10.2026). Nach unserer groben Schätzung reicht das für die drei Abläufe in einem kleinen Betrieb. Wir prüfen es im ersten Monat an Ihren echten Zahlen. Google Tabellen und Gmail nutzen Sie mit Ihrem vorhandenen Google-Konto.
Google und n8n ändern ihre Schnittstellen. Ohne Pflege kann ein Ablauf von einem Tag auf den anderen stehen bleiben, und das merkt man oft erst spät. In der Wartung kontrollieren wir die Ausführungen jede Woche, beheben solche Fehler, sichern die Abläufe monatlich und übernehmen kleine Änderungen wie neue Texte oder Fristen. Mindestlaufzeit sind drei Monate, danach ist die Wartung monatlich kündbar.
Die Daten bleiben in Ihrer Google-Tabelle und Ihrem Postfach. Bevor wir mit Ihren Daten arbeiten, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das Anfrageformular fragt nur, was für ein Angebot nötig ist, und wie lange Anfragen in der Tabelle bleiben, legen wir gemeinsam fest. Wenn Sie n8n Cloud nutzen, prüfen wir vorher mit Ihnen den Serverstandort und die Bedingungen zur Auftragsverarbeitung bei n8n.
Weitere Leistungen aus dem Werklotse-Verzeichnis.
Schreiben Sie kurz, welche Aufgabe Sie am meisten Zeit kostet. Wir melden uns mit einem Vorschlag für eine kurze Vorführung am Bildschirm.