Werklotse / Pos. 02.01 Telefonassistent
Wenn Sie nicht rangehen können, nimmt ein KI-Assistent den Anruf an. Er sagt offen, dass er eine KI ist, notiert Name, Nummer und Anliegen und schickt Ihnen eine Zusammenfassung per E-Mail.
WhatsApp 0151 684 345 60
Sie stehen auf dem Dach, liegen unter der Spüle oder fahren zur nächsten Baustelle. Das Telefon klingelt, und Sie können nicht abnehmen. Manche Anrufer sprechen auf die Mailbox. Andere legen auf und versuchen es beim nächsten Betrieb.
Am Abend rufen Sie zurück und wissen oft nicht mehr, wer was wollte. Ein echter Notfall steckt zwischen Werbeanrufen, Terminfragen und Rückrufbitten.
Seit dem 2. August 2026 gilt außerdem: Wer am Telefon mit einer KI spricht, muss das erfahren (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung). Die Digital-Omnibus-Verordnung hat genau diese Pflicht nicht verschoben (IHK Lüneburg-Wolfsburg). Ein Werkzeug allein reicht deshalb nicht. Es braucht eine saubere Einrichtung.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Die Felder sind mit Beispielwerten gefüllt. Ändern Sie sie mit dem Schieberegler oder tippen Sie die Zahl direkt ein.
Diese Zahlen sind ein Beispiel, kein Durchschnitt aus echten Betrieben. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.
Möglicher Auftragswert aus verpassten Anrufen
rund 2.600 €im Monat
Rechnerisch entsprechen die laufenden Kosten von rund 84 € im Monat etwa 0,3 Aufträgen zu je 300 €. Die Einrichtung entspricht einmalig etwa 1,0 Aufträgen.
Eine grobe Rechnung mit Ihren eigenen Annahmen. Sie verspricht nichts. Nicht jeder verpasste Anruf ist verloren, manche Anrufer melden sich wieder oder sprechen auf die Mailbox. Ob aus einem Anruf ein Auftrag wird, hängt auch von Ihrem Rückruf ab. Der Auftragswert ist Umsatz, nicht Gewinn. Wochen sind mit 52 Wochen auf 12 Monate umgerechnet. Die Anbieterkosten sind geschätzt mit 2,5 Minuten je Gespräch, 0,15 € je Minute und 2 € im Monat für die Nummer (Famulor Pay as you go, Stand 25.10.2026). Sie zahlen sie direkt an den Anbieter. Alle Preise netto. Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser und werden nicht übertragen.
Drei Begrüßungen stehen zur Wahl. In jeder sagt der Assistent gleich zu Beginn, dass er eine KI ist und was mit dem Gespräch passiert. Sie entscheiden, welche Variante zu Ihrem Betrieb passt.
Variante 1 Für den Alltag, wenn kein Ton aufgezeichnet wird.
Guten Tag, Sie sind bei Muster Haustechnik. Sie sprechen mit unserem digitalen Assistenten. Das ist eine KI, kein Mensch. Ich nehme Ihr Anliegen auf, das Gespräch wird dafür automatisch verarbeitet und als Text an unser Team geschickt. Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf Ihrer Website. Wie kann ich Ihnen helfen?
Variante 2 Nur wenn der Ton wirklich aufgezeichnet wird.
Guten Tag, hier ist der digitale Assistent von Muster Haustechnik. Ich bin eine künstliche Intelligenz. Damit wir Ihr Anliegen richtig bearbeiten, wird dieses Gespräch aufgezeichnet und als Text zusammengefasst. Wenn Sie mit der Aufzeichnung nicht einverstanden sind, sagen Sie bitte jetzt „ohne Aufzeichnung“. Dann notiere ich nur Ihren Namen und Ihre Rückrufnummer. Mehr zum Datenschutz steht auf Ihrer Website. Was kann ich für Sie tun?
Sagt der Anrufer „ohne Aufzeichnung“: In Ordnung. Bitte nennen Sie mir nur Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Wir rufen Sie zurück.
Variante 3 Abends, am Wochenende und in Ihren Notdienstzeiten.
Guten Abend, Sie sind bei Muster Haustechnik. Unser Büro ist gerade nicht besetzt. Sie sprechen mit unserem digitalen Assistenten, einer KI. Das Gespräch wird automatisch verarbeitet und als Text an unser Team geschickt. Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf Ihrer Website.
Bei Gefahr für Menschen, bei Feuer oder Brandgeruch rufen Sie bitte sofort die 112. Bei Gasgeruch verlassen Sie das Gebäude und rufen von draußen die 112 oder die Störungsnummer Ihres Gasversorgers.
Für alle anderen Anliegen sagen Sie mir bitte kurz, worum es geht. Bei einem Notfall wie austretendem Wasser verbinde ich Sie mit unserem Notdienst.
Nein, ich bin der digitale Assistent von Muster Haustechnik, eine KI. Ich gebe Ihr Anliegen an das Team weiter. Wenn Sie lieber direkt mit einem Menschen sprechen möchten, notiere ich Ihre Nummer für einen Rückruf.
Muster Haustechnik ist ein Beispielbetrieb. Kurzfassungen auf Englisch, Türkisch, Polnisch und Russisch liegen als Entwurf vor. Sie werden vor dem Einsatz von Muttersprachlern gegengelesen.
Der Assistent sagt gleich zu Beginn, dass er eine KI ist, noch vor der ersten Frage. Das verlangt Art. 50 der KI-Verordnung: Wer mit einer KI spricht, muss das spätestens beim ersten Kontakt klar und eindeutig erfahren. Fragt jemand später nach, antwortet der Assistent ehrlich. Er gibt sich nie als Mensch aus und bekommt keinen menschlichen Vornamen.
Quelle: Art. 50 KI-VO bei dejure.org
Wir empfehlen, keinen Ton aufzuzeichnen. Der Assistent fasst das Gespräch dann nur als Text zusammen. Soll doch aufgezeichnet werden, kündigt er das vorher an, und der Anrufer kann „ohne Aufzeichnung“ sagen. Dann notiert er nur Name und Rückrufnummer. Heimliche Aufnahmen richten wir nicht ein, sie sind strafbar.
Quelle: § 201 StGB
Den Vertrag mit dem Anbieter schließen Sie selbst, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei der Auswahl achten wir auf Serverstandort, Aufzeichnung und Speicherdauer. Die Speicherdauer stellen wir kurz ein, zum Beispiel auf ein bis drei Monate. Brauchen wir für die Betreuung Zugriff auf Gesprächsdaten, schließen wir mit Ihnen einen eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Bank- und Kartendaten, Passwörter oder Gesundheitsdaten fragt der Assistent nie ab. Nennt ein Anrufer sie trotzdem, notiert er sie nicht. Daten anderer Kunden und private Nummern Ihrer Mitarbeiter gibt er nicht heraus. Die Ansage verweist auf Ihre Datenschutzerklärung. Deren Inhalt verantworten Sie als Betrieb.
Drei Pakete mit festem Umfang. Die Einrichtung zahlen Sie einmal, die Betreuung monatlich. Die Kosten des Anbieters zahlen Sie direkt an ihn. So haben Sie einen eigenen Vertrag und sehen jede Rechnung selbst. Wir sind an keinen Anbieter gebunden und wählen den passenden mit Ihnen aus.
| Pos. | Kurztext | Preis netto |
|---|---|---|
| 02.01 Telefonassistent | ||
| 02.01.1 | StartFür Betriebe, die zuerst Anliegen und Rückrufbitten sammeln wollen. Fertig 5 Werktage nach dem ausgefüllten Fragebogen.
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299 €Einrichtung einmaligdazu 49 € im Monat Betreuung |
| 02.01.2 | Handwerk PlusFür Betriebe mit Notdienst. Fertig 7 Werktage nach dem ausgefüllten Fragebogen.
|
490 €Einrichtung einmaligdazu 89 € im Monat Betreuung |
| 02.01.3 | KomplettFür Betriebe, die Termine direkt buchen lassen wollen. Fertig 10 Werktage nach dem ausgefüllten Fragebogen.
|
790 €Einrichtung einmaligdazu 149 € im Monat Betreuung |
| 02.01.4 | BetreuungIn jedem Paket im Monatspreis enthalten.
|
enthaltenim Monatspreis des Pakets |
Alle Preise netto. Angebote richten sich an Unternehmen. Ob Umsatzsteuer hinzukommt, steht im Angebot.
Nicht enthalten: Kosten des Anbieters, die Sie direkt zahlen. Umbau der Telefonanlage durch Ihren Telefonanbieter. Ihre Datenschutzerklärung. Rufbereitschaft rund um die Uhr.
Sie hören den Assistenten, bevor Sie sich entscheiden. Die Einrichtung dauert je nach Paket 5, 7 oder 10 Werktage ab dem ausgefüllten Fragebogen.
In einer Demo von 15 Minuten rufen Sie unseren Beispielassistenten selbst an. Mit Terminwunsch, Notfall und Preisfrage.
Zeiten, Notfälle, häufige Fragen, Sprachen und Datenschutz. Etwa 20 Minuten.
Sie legen das Konto beim Anbieter an. Wir richten den Assistenten ein und testen ihn mit Ihnen in zwei Runden.
Gemeinsam schalten wir die Rufumleitung ein. Danach prüfen wir jeden Monat Stichproben. Zurück zur Mailbox geht jederzeit.
Wir sagen vorher, was wir übernehmen und was nicht. Das gilt für uns und für den Assistenten.
Kurze Antworten auf das, was Betriebe vor der Demo am häufigsten wissen wollen.
Der Assistent geht nur ran, wenn sonst die Mailbox käme. Er sagt gleich zu Beginn, dass er eine KI ist. Wer das nicht möchte, hinterlässt nur Name und Nummer, und Sie rufen zurück.
Sie behalten Ihre Nummer. Der Assistent übernimmt über eine Rufumleitung bei Nichtannahme. Sie legen fest, nach wie vielen Sekunden er rangeht oder ob er nur außerhalb Ihrer Geschäftszeiten arbeitet. Ob Ihre Anlage oder Ihr Vertrag die Umleitung erlaubt, klären wir vor der Einrichtung.
Sie darf keine Preise, Termine oder Ratschläge zusagen. Das steht in ihrer Anweisung und wird in den Testrunden geprüft. Weiß sie etwas nicht, sagt sie das und gibt die Frage weiter. Fehler sind trotzdem möglich. Deshalb hören wir jeden Monat Stichproben nach und bessern nach.
Bei Gefahr für Menschen, Feuer oder Gasgeruch verweist der Assistent sofort auf die 112. Bei Notfällen aus Ihrer eigenen Liste, etwa Wasser, das sich nicht abstellen lässt, leitet er in Ihren Notdienstzeiten an Ihre Notdienstnummer weiter. Das gehört zu den Paketen Handwerk Plus und Komplett. Eigene Ratschläge gibt er nicht.
Das hängt vom Anbieter und von den Gesprächsminuten ab. Ein Beispiel: Bei rund 200 Minuten im Monat kostet Famulor Pay as you go ab etwa 34 € netto (Preisseite, Stand 25.10.2026). Sie zahlen direkt an den Anbieter. Vor jedem Angebot prüfen wir die aktuellen Preise.
Eine E-Mail mit Kategorie, Notfall ja oder nein, Name, Rückrufnummer, Einsatzort, Anliegen, Terminwunsch und Erreichbarkeit. Zurückrufen tun Sie selbst. Der Assistent nennt Anrufern keinen Zeitpunkt für den Rückruf.
Deutsch in jedem Paket. Handwerk Plus enthält eine weitere Sprache, Komplett bis zu drei. Übersetzte Ansagen sind KI-Entwürfe und werden vor dem Einsatz von Muttersprachlern gegengelesen.
Ja. Die Rufumleitung lässt sich jederzeit ausschalten. Die Laufzeit beim Anbieter ist je nach Anbieter verschieden. Manche sind monatlich kündbar, andere sind mit langer Laufzeit günstiger. Das sagen wir Ihnen vor der Auswahl.
Viele Betriebe nehmen nach dem Telefon den nächsten Schritt dazu.
Schreiben Sie kurz, wie viele Anrufe Sie verpassen und ob Sie Notdienst haben. Wir melden uns und machen einen Termin für die Demo aus.